按时召开年度股东大会
案例 2022年6月11日，深主板上市公司WMYY披露《关于2021年度股东大会延期召开的公告》，称公司无法在2022年6月30日前完成年度股东大会召开工作，拟将2021年度股东大会推迟至2022年8月召开。2022年7月12日，WMYY披露《关于召开2021年度股东大会的通知》，称公司将于2022年8月22日召开2021年度股东大会。2022年8月23日，WMYY披露《2021年度股东大会决议公告》。J9九游老哥俱乐部未在上一会计年度结束后的六个月内举行2021年年度股东大会，深交所对上市公司予以监管函。小多提醒
上市公司应当在上一会计年度结束后的六个月内举行年度股东大会即召开时间不得晚于次年6月30日，如果不能按期召开应当报告公司所在地证监会派出机构和证券交易所，说明原因并公告。还需特别注意的是，年度股东大会应当提前20日发出股东大会通知，安排年度股东大会会议日期时可别忽略了年度股东大会通知的发出日期。（2024年6月10日是端午节！）
相关规则
《上市公司股东大会规则》
第四条 股东大会分为年度股东大会和临时股东大会。年度股东大会每年召开一次，应当于上一会计年度结束后的六个月内举行。临时股东大会不定期召开，出现《公司法》第一百条规定的应当召开临时股东大会的情形时，临时股东大会应当在二个月内召开。
公司在上述期限内不能召开股东大会的，应当报告公司所在地中国证券监督管理委员会（以下简称中国证监会）派出机构和公司股票挂牌交易的证券交易所（以下简称证券交易所），说明原因并公告。
第十五条 召集人应当在年度股东大会召开二十日前以公告方式通知各普通股股东（含表决权恢复的优先股股东），临时股东大会应当于会议召开十五日前以公告方式通知各普通股股东（含表决权恢复的优先股股东）。
董监高不得无故缺席股东大会
案例 深圳监管局对创业板上市公司LJGD现场检查过程中发现部分董事、监事、高级管理人员无故未出席、列席股东大会，结合其他违规事项，深圳监管局对上市公司予以责令改正。小多提醒
上市公司召开股东大会，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级人员应当列席会议。董监高因故不能现场出席会议的，可以通过视频远程线上参会或者提交书面请假文件。
相关规则《上市公司股东大会规则》
第二十六条 公司召开股东大会，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，经理和其他高级管理人员应当列席会议。
合规选择计票人、监票人
案例1深主板上市公司CWCM 2022年第二次临时股东大会由公司监事会主席一人担任总监票人，由股东代表一人担任大会计票人，律师见证。上述参与监票、计票的人员不符合《上市公司股东大会规则》，结合其他违规事项，江西监管局对上市公司予以警示函。
案例2深主板上市公司SGHN2022年第一次临时股东大会审议事项包括限制性股票激励计划的议案，J9九游老哥俱乐部董事长作为相关议案关联股东，担任了此次股东大会的计票人，四川监管局对上市公司予以责令改正。
小多提醒 上市公司召开股东大会计票人和监票人应当由2名股东代表、律师、监事三方组成，缺一不可。在有设置需要关联股东回避的议案时还需注意推举的股东代表不得与审议事项有关联关系。 相关规则
《上市公司股东大会规则》
第三十七条第一款、第二款 股东大会对提案进行表决前，应当推举二名股东代表参加计票和监票。审议事项与股东有关联关系的，相关股东及代理人不得参加计票、监票。
股东大会对提案进行表决时，应当由律师、股东代表与监事代表共同负责计票、监票。
准确统计表决票
案例1深主板上市公司WXN，2016年度股东大会公司、2017年第一次临时股东大会期间，在股东委托代理人未参加股东大会，且未提供书面转委托的情况下，将股东委托代理人的表决票计入了相关股东大会的表决结果。结合其他违规事项，广东监管局对上市公司予以责令改正。
案例2科创板上市公司YFKJ在召开股东大会时表决结果统计错误，股东未对表决票的议案表决选项进行勾选，J9九游老哥俱乐部仅依据其现场对议案表达同意将投票统计为赞成。结合其他违规事项，深圳监管局对上市公司予以责令改正。
小多提醒
上市公司在股东大会现场统计表决票时应当注意复核投票人是否有投票资格，同时统计现场表决结果时应当以表决票为依据，表决票如存在未填、错填、字迹无法辨认或者未投的，应将表决结果计为“弃权”。如股东大会有需要关联股东回避表决的议案，还需注意关联股东的表决结果。上市公司工作人员、计票人、监票人都应注意表决票的填写是否规范完整，对表决结果进行交叉复核。
相关规则《上市公司股东大会规则》
第三十六条 出席股东大会的股东，应当对提交表决的提案发表以下意见之一：同意、反对或弃权。证券登记结算机构作为内地与香港股票市场交易互联互通机制股票的名义持有人，按照实际持有人意思表示进行申报的除外。
未填、错填、字迹无法辨认的表决票或未投的表决票均视为投票人放弃表决权利，其所持股份数的表决结果应计为“弃权”。
做好股东大会会议登记、会议记录管理
案例1江西监管局在对深主板上市公司FXGF现场检查的过程中发现公司存在部分年度股东大会会议记录缺少出席会议的监事签名以及个别股东大会缺少会议记录的情形，结合其他违规事项对上市公司、董事会秘书等相关责任人员予以责令改正。
案例2深主板上市公司MJM制作的2021年年度股东大会会议登记册信息不全，未按公司章程载明参加会议人员身份证号码、住所地址，且未在会议记录中记载每一提案的审议经过、发言要点，结合其他违规事项大连监管局对上市公司予以责令改正。
小多提醒
股东大会会议登记、会议记录的制作和管理是召开股东大会过程中容易被忽略的环节，许多公司在被现场检查时被发现在这些环节做得不规范不到位而被处罚。建议上市公司提前按照规则要求做好会议登记册和会议记录的模板，列明必须记录的内容，防止出现遗漏记录相关信息的情况。在股东大会召开前建议提前做好会议记录签字页，并提前确定出席会议的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人签字的具体时间和安排，避免会议现场遗漏签字。最后还需注意相关材料应妥善归档，保存期限不少于十年。 相关规则《上市公司章程指引》
第六十五条 出席会议人员的会议登记册由公司负责制作。会议登记册载明参加会议人员姓名（或单位名称）、身份证号码、住所地址、持有或者代表有表决权的股份数额、被代理人姓名（或单位名称）等事项。
《上市公司股东大会规则》
第四十一条 股东大会会议记录由董事会秘书负责，会议记录应记载以下内容：
（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称；
（二）会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、董事会秘书、经理和其他高级管理人员姓名；
（三）出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股份总数的比例；
（四）对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；
（五）股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；
（六）律师及计票人、监票人姓名；
（七）公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。
出席会议的董事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名，并保证会议记录内容真实、准确和完整。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于十年。
准确披露股东大会决议
案例1沪主板上市公司XHJ《2017年年度股东大会决议公告》披露本次会议由董事长ZJH主持，本次会议实际由半数以上董事临时共同推举的董事XAS主持。结合其他违规事项，青岛监管局对上市公司予以警示函并责令改正。
案例2深主板上市公司ZDGF6次股东大会决议公告中记载或披露的律师列席情况与实际不符，存在披露列席的律师未实际列席相关股东大会的情形。结合其他违规事项，广东监管局对上市公司、董事长、总经理、董事会秘书等相关责任人员予以警示函。
案例3创业板上市公司ZQGF披露《2023年度股东大会决议公告》，出席会议股东人数、代表有效表决权的股份总数和占比等数据以问号代替，信息披露不准确、不完整。深交所对上市公司、董事会秘书予以监管函。
小多提醒 股东大会决议公告内容应当与会议实际情况一致，特别是存在董监高、律师未出席会议或者部分议案被否决的特殊情况都应当据实披露。同时，在股东大会决议公告提交前，建议董办工作人员对公告进行交叉复核避免出现年份写错等低级错误。
